Yleisesti henkilötietojen käsittelystä Raaseporin kaupungissa
Rekisterinpitäjä
Raaseporin kaupunki
Raaseporintie 37, 10650 Tammisaari
019 289 2000,
raasepori@raasepori.fi
Raaseporin kaupungin tietosuojavastaava
Hallintosuunnittelija Johanna Söderlund etunimi.sukunimi@raasepori.fi
Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa.
Kaupungin tietosuojaryhmä
tietosuoja@raasepori.fi
Tietosuojavaltuutettu valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa. Lisätietoa tietosuojaan liittyvistä oikeuksista on saatavissa tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta tietosuoja.fi.
Yleistä Raaseporin kaupungin henkilötietojen käsittelystä
Raaseporin kaupunki ylläpitää useita henkilörekistereitä, joita tarvitaan palveluiden tuottamiseen kaupungin eri toimialoilla. Rekistereissä on mm. henkilötietoja kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköiset osoitteet. Rekistereissä on eri suojaustasoja tietojen laadusta riippuen.
Kukin rekisteri sisältää ainoastaan ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä kyseisen palvelun kannalta. Jokaisella rekisterillä on oma vastuuhenkilö. Ainoastaan niillä kaupungin työntekijöillä, jotka tarvitsevat rekisteriä työssään, on pääsy rekisteriin. Raaseporin kaupungilla on väärinkäytösten välttämiseksi selkeät ohjeet siitä, miten henkilötietoja saadaan käyttää.
Raaseporin kaupungilla on jokaiselle rekisterille tietosuojaseloste. Näitä koskevat kysymykset voi lähettää tietosuojan sähköpostiosoitteeseen. Alempana on lisätietoa siitä, miten tietoja käsitellään kaupungin eri toimialoilla.
Raaseporin kaupunki seuraa henkilötietojen elinkaarta. Henkilötiedot poistetaan, anonymisoidaan, pseudonymisoidaan tai minimoidaan, kun niitä ei enää tarvita. Henkilötietojen säilytysaikaa ja käsittelyä ohjataan erityislainsäädännöllä. Raaseporin kaupunki kouluttaa jatkuvasti henkilöstöään tietosuojaan liittyvissä asioissa. Tietoja arkistoidaan historiaa ja tilastoja varten
Henkilötietojen käsittely ja tarkoitus
Jotta henkilötietoja voidaan kerätä, jonkin seuraavista kriteereistä on täytyttävä.
- rekisteröidyn suostumus
- sopimus
- rekisterinpitäjän oikeudellinen velvoite
- elintärkeiden etujen suojaaminen
- yleistä etua tai julkista valtaa koskeva tieto
- rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
Raaseporin kaupungin kerätessä henkilötietoja kyse on usein rekisterinpitäjän oikeudellisesta velvoitteesta tai yleistä etua tai julkista valtaa koskevasta tiedosta. Keräysperusteesta riippuen rekisteröidyn tiedonsaantioikeuden edellytykset ovat erilaiset.
Kaupungin henkilötietojen käsittelyä ohjaa tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalainsäädännön lisäksi erikoislainsäädäntö.
Tietojen luovuttaminen
Henkilötietoja käytetään kaupungin ja asiakkaan väliseen tiedon kulkuun sekä palveluiden tuottamiseen. Henkilötietoja luovutetaan muille viranomaisille ainoastaan lain nojalla, viranomaispäätöksellä tai kunnallisen yhteistyön perusteella. Henkilötietoja ei luovuteta muille toimijoille, ellei näin ole etukäteen selkeästi sovittu asiakkaan kanssa.
Osa Raaseporin kaupungin henkilörekistereistä on ulkopuolisilla toimittajilla, joilta kaupunki ostaa palveluja esimerkiksi taloushallinnon ja sivistyksen aloilla. Raaseporin kaupunki on näiden rekistereiden rekisterinpitäjä, ja kaupunki laatii kunkin toimittajan kanssa erillisen sopimuksen. Sopimukset kieltävät toimittajaa käyttämästä rekistereitä muihin tarkoituksiin, kuin mistä kaupunki ja toimittaja ovat sopineet. Varmistamme, että sopimuskumppanimme noudattavat lainsäädännön edellyttämiä tietosuojaperiaatteita.
Raaseporin kaupunki ei profiloi asiakkaita tallennettujen henkilötietojen pohjalta.
Tekniset ratkaisut
Raaseporin kaupunki kehittää jatkuvasti teknisiä ratkaisujaan, jotta ne vastaavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus tietojen käsittelystä tai käsittelemättä jättämisestä sekä mahdollisuuksien mukaan pääsy henkilötietoihin.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen korjaamista ja täydentämistä ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröidyllä on oikeus edellytysten täyttyessä vaatia tietojen rajoittamista tai poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
HUOM! Rekisteröity ei voi kaikissa tilanteissa käyttää kaikkia oikeuksiaan. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tiedottaminen
Tietosuojasta tiedotetaan pääasiassa kaupungin verkkosivujen kautta: www.raasepori.fi.
Jos Raaseporin kaupungin vastuulla oleviin rekistereihin kohdistuu loukkaus, tietovuoto tai muu tietosuojariski, siitä on ilmoitettava välittömästi kaupungin tietosuojavastaavalle, joka tarvittaessa ilmoittaa asiasta valvontaviranomaiselle kolmen vuorokauden kuluessa tapahtuman havaitsemisesta.
Tietosuojavaltuutetun toimistosta saa lisätietoa tietosuojaan liittyvistä asioista.
Yhteydenotto
Kaupungin tietosuojaryhmä:
Jos sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä kaupungin tietosuojaryhmään osoitteessa tietosuoja@raasepori.fi
Raaseporin kaupungin tietosuojavastaava:
Hallintosuunnittelija Johanna Söderlund etunimi.sukunimi@raasepori.fi
Kaupungin puhelinvaihde:
+358 19 289 2000
Salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen lähettäminen:
Suojattu sähköposti on turvallinen tapa lähettää arkaluontoisia tietoja.
Lähetä Turvaposti -viesti: https://www.turvaposti.fi/viesti/etunimi.sukunimi@raseborg.fi
Lisätietoa Raaseporin kaupungin henkilötietojen käsittelystä
Täältä saa tietoa Raaseporin kaupungin eri henkilötietokokoelmista. Lisätietoja antaa kaupungin tietosuojatyöryhmä.
